💬 Collectivités : comment organiser des réunions publiques efficaces ?

Les réunions publiques sont un moyen pour les mairies et les collectivités de dialoguer avec les citoyens et de recueillir leurs opinions sur les projets et les décisions en cours. Vous trouverez dans cet article des conseils pour organiser des réunions publiques réussies, que vous représentiez une mairie ou une communauté d’agglomération.

1. Définissez l’objectif de la réunion

Avant d’organiser votre réunion publique, déterminez son but. Quel est le sujet abordé ? Quels sont les points à traiter ? Quels sont les objectifs à atteindre ? Ces objectifs vous aideront à bien préparer la réunion.

2. Choisissez un lieu et une date appropriés

Le choix du lieu et de la date est important pour la réussite de votre réunion publique. Choisissez un lieu accessible à tous, avec suffisamment de places assises et une bonne acoustique. Évitez les dates et heures en conflit avec d’autres événements importants, et tenez compte des besoins des personnes à mobilité réduite.

3. Communiquez sur la réunion publique

Promouvez efficacement la réunion auprès de vos administrés, afin d’attirer du monde. Utilisez tous les supports de communication disponibles :

• Site internet de la collectivité : créez une page dédiée à la réunion avec toutes les informations pratiques
• Réseaux sociaux : publiez des informations sur la réunion, et invitez les gens à y participer
• PanneauPocket : diffusez l’information sur la réunion via l’application
• Réseau des Voisins Vigilants : diffusez l’information via la plateforme
• Tracts et affiches : distribuez des tracts dans les boîtes aux lettres et rendez-vous dans les commerces, pharmacies, postes, médecins pour proposer de placer des affiches
• Panneau lumineux ou écrans devant la mairie ou la communauté d’agglomération
• Newsletter : incluez l’information sur la réunion
• Presse quotidienne locale, radios, médias associatifs et télévisions locales : envoyez-leur un communiqué de presse

4. Préparez bien la réunion

Pour que votre réunion publique se déroule efficacement, préparez-la soigneusement. Prévoyez un ordre du jour avec des points de discussion bien définis. Prévoyez suffisamment de temps pour chaque point et préparez des supports visuels pour illustrer les informations et bien les rendre compréhensibles. Par exemple, pour des travaux dans une rue, présentez une image avant travaux et une image du futur projet.

5. Animez la réunion efficacement

Pour que votre réunion publique soit réussie, animez-la efficacement. Pour cela, présentez l’objectif et l’ordre du jour, encouragez les participants à poser des questions et à donner leur avis, soyez à l’écoute et répondez aux questions.

Vous pouvez également prévoir une captation de votre réunion publique avec un live sur Facebook à l’aide d’un smartphone. Cela permettra une diffusion en direct aux personnes qui ne peuvent pas se déplacer ou qui souhaitent revoir la réunion après l’événement. Vous pouvez également avoir une personne dédiée à la réception de questions écrites sur Facebook (sous les publications en amont ou directement sous le live en temps réel), car certaines personnes peuvent se sentir plus à l’aise pour les poser de cette manière.

6. Suivez les retours et les actions après la réunion

Après la réunion, communiquez auprès des administrés sur les résultats de la réunion et les actions qui seront mises en place. Tenez compte des suggestions et intégrez-les dans vos décisions que vous prenez pour votre collectivité.

En suivant ces conseils, vous serez en mesure d’organiser des réunions publiques efficaces ! N’oubliez pas que la communication est importante, que ce soit celle réalisée avant ou après l’événement.