🗨️ Comment organiser une conférence de presse ?

Vous souhaitez annoncer la construction d’une nouvelle infrastructure, le lancement d’un nouveau produit, annoncer un événement ou encore une initiative pour la protection de l’environnement ? Que vous soyez une collectivité, une entreprise, une association ou un groupe de citoyens, vous pouvez organiser une conférence de presse pour ce faire. C’est un événement qui a pour but de réunir différents journalistes, blogueurs, médias comme la télévision, des stations de radio, des journaux, afin de les inviter à communiquer ensuite sur votre actualité.

Étape 1 : Définissez l’objectif de la conférence de presse

🔵 Pourquoi organisez-vous cet événement ?

✅ Par exemple, si vous êtes une entreprise de technologie, vous pourriez organiser une conférence de presse pour annoncer le lancement d’un nouveau produit.

🔵 Quels messages souhaitez-vous transmettre ?

✅ Si vous êtes une association environnementale, vous pouvez par exemple avoir comme objectif de sensibiliser le public aux problèmes de pollution plastique.

🔵 Qui est votre public cible ?

✅ Si vous représentez une mairie, votre public cible peut être les habitants de la commune. Si vous représentez une usine de pièces automobiles, vous viserez peut-être les professionnels de l’industrie.

Étape 2 : Choisissez la date, l’heure et le lieu

Il est important de bien sélectionner la date, l’heure et le lieu de votre conférence de presse, pour être sûr que la date choisie ne coïncide pas avec d’autres événements sur le territoire, et de s’assurer ainsi de la disponibilité des journalistes.

➡ évitez de prévoir une conférence de presse le même jour qu’un grand festival ou lors de la visite d’une personnalité politique connue.

⚠️ Pour l’heure, choisissez des plages horaires de bureau, comme 10h ou 14h, pour maximiser la participation des journalistes. Éviter donc de programmer votre conférence de presse à 20h en semaine ou le dimanche. Privilégiez le milieu de semaine : mardi, mercredi, jeudi, le début et la fin de la semaine était souvent chargés pour les médias.

Pour le lieu, assurez-vous qu’il soit facilement accessible (parking, transports en commun…), et qu’il dispose des équipements nécessaires pour répondre aux besoins des médias en cas de diffusion en direct (TV, radio, web) : un système son de qualité, une connexion Internet, etc. Si vous utilisez des micros pour présenter votre conférence de presse, n’hésitez pas à prévoir une table de mixage avec plusieurs sorties son. Cela permettra aux journalistes de récupérer le son pour la radio, la télévision, le web, etc.

Étape 3 : Créez une liste d’invités

🔵 Identifiez les acteurs :

• Journalistes
• Blogueurs
• Chaînes associatives
• Chaînes de télévision locales
• Journaux
• Stations de radio
• Personnes ayant des pages Facebook dédiées à l’actualité de votre région
• Clubs
• Associations

➡ Récupérez leurs coordonnées pour créer une liste d’adresses e-mail afin de leur envoyer une invitation, ainsi que des numéros de téléphone pour pouvoir les relancer.

Étape 4 : Rédigez un bon dossier de presse

Rédiger un dossier de presse que vous pouvez remettre aux personnes présentes dès leur arrivée.

Commencez par une page de couverture avec :

• La mention « Dossier de Presse ».
• Un titre accrocheur.
• Votre logo suivi du nom de votre entreprise, association ou mairie.
• Une image représentative de votre annonce.

Le sommaire :

Intégrez un sommaire pour permettre aux journalistes de gagner du temps.

Message du responsable :

Vous pouvez inclure un texte écrit par votre responsable, le Maire, le Président de l’entreprise… pour mettre en avant les informations clés de l’annonce, le tout accompagné d’une photo portrait sur une page ou une demi-page. Mettez du texte en gras pour faire ressortir les points les importants.

Présentation de votre structure :

Indiquez l’année de création pour mettre en avant l’expérience que vous avez. Présentez vos produits, services, ou objectifs. Évoquez l’évolution au fil des années avec vos principales réalisations. N’hésitez pas à fournir des chiffres, qui sont toujours appréciés par les journalistes. Vous pouvez inclure des données sur le nombre de clients satisfaits, ou encore des chiffres de ventes.

Présentation détaillée :

Dans cette partie, développez en détail les informations concernant votre annonce ou événement. Expliquez le contexte, les objectifs, les acteurs impliqués, la date, le lieu, le programme et tout autre élément pertinent. Incluez des informations sur les invités, les intervenants, les sujets abordés, etc. Intégrez des témoignages de clients, de partenaires, ou de personnalités. Il est important que votre dossier de presse soit bien complet.

Ressources visuelles :

Intégrez des photos en haute résolution, des graphiques, des infographies, et des vidéos si cela est pertinent. Vous pouvez par exemple utiliser des services comme WeTransfer et fournir le lien dans le dossier de presse. Attention, les liens générés sont valables 7 jours.

Contact médias :

Fournissez les coordonnées d’une personne de contact pour les journalistes, avec un numéro de téléphone et une adresse e-mail. À la fin de la conférence de presse, envoyez par e-mail le dossier aux journalistes qui n’ont pas pu être présents.

Étape 5 : Répétez votre présentation

Il est important de bien répéter votre présentation à l’avance pour être bien préparé et maîtriser le contenu que vous allez présenter.

Réalisez une fiche de présentation qui contient des mots-clés et des gros titres. Cette fiche vous servira de guide tout au long de votre présentation. L’objectif n’est pas de lire un texte mot pour mot, mais de vous assurer que vous avez en tête les idées principales que vous souhaitez communiquer.

Lors de la conférence de presse, commencez par une brève introduction. Évitez de vous égarer dans des détails superflus. Une présentation bien préparée vous donnera de la crédibilité et permettra aux médias présents de bien comprendre votre présentation.

Étape 6 : Organisez la logistique de la conférence de presse

N’oubliez pas de prévoir des sièges pour les participants, un pupitre ou une table pour les intervenants, un système de sonorisation et un écran si nécessaire. Si vous disposez de visuels, de graphiques ou de vidéos à présenter lors de la conférence, effectuez des tests du matériel de projection et d’audio en amont pour garantir leur bon fonctionnement.

Étape 7 : Accueillez les participants

À l’arrivée des participants, fournissez le dossier de presse et incluez un bloc-notes et un stylo.

Étape 8 : Répondez aux questions

Après votre présentation, vous pouvez enchainer avec les questions des journalistes.

Grâce à ces 8 étapes, vous avez maintenant les clés pour préparer une conférence de presse réussie !