Par Planifier une réunion peut parfois s’avérer être un casse-tête, surtout lorsque les participants ont des emplois du temps chargés. C’est là qu’intervient Doodle, un outil de planification en ligne gratuit et facile à utiliser. Voici un guide simple pour vous aider à planifier une réunion.
Étape 1. Créez un sondage Doodle (ici)
Rendez-vous sur l’outil de planification Doodle. Cliquez sur « Créer un Doodle » pour commencer. Vous n’avez pas besoin de créer un compte pour utiliser l’outil, mais en avoir un vous permettra de suivre et gérer vos sondages plus facilement.
Étape 2. Ajoutez les détails de la réunion
Inscrivez votre nom et votre adresse e-mail. Ensuite, attribuez un titre à votre sondage en fonction de l’occasion, ajoutez une description si vous le souhaitez, ainsi que le lieu de l’événement (ces deux derniers champs sont facultatifs).
Choisissez ensuite les différents créneaux possibles. Différentes durées sont proposées (30 min, 1h, 1h30, 2h, 3h). Vous pouvez aussi opter pour « Toute la journée » ou « Personnaliser ». Placez les créneaux qui conviennent sur l’agenda. Vous pouvez naviguer entre les différentes semaines à l’aide des flèches gauche et droite. Avec la version gratuite de Doodle, vous pouvez proposer jusqu’à 20 dates.
Une fois les informations remplies, cliquez sur « Créer et partager » pour finaliser votre sondage.
Vous pouvez ensuite cliquer sur « Copier le lien » pour partager le lien avec les personnes que vous souhaitez inviter à la réunion.
Le lien transmis amènera les personnes vers cet écran (voir ci-après). L’invité indique son nom, son adresse e-mail, et clique sur « Commencez à voter ».
L’utilisateur coche les dates auxquelles il est disponible. Une fois que les dates sélectionnées sont cochées, l’invité clique sur « Soumettre vote » pour valider ses choix. Un utilisateur peut sélectionner plusieurs créneaux.
Étape 3. Suivez les réponses
Une fois que les participants ont commencé à répondre au sondage, vous pouvez suivre leurs réponses en cliquant sur le lien du sondage. Un e-mail vous sera également envoyé par Doodle à chaque réponse. Pour voir les résultats, cliquez sur « Voir les réponses » dans l’e-mail.
Étape 4. Choisissez la date de la réunion
Une fois que vous avez identifié le créneau qui convient le mieux à tous, vous pouvez alors informer les participants de la date et l’heure choisies.
Avec ces quatre étapes, vous savez maintenant comment planifier une réunion avec l’outil de planification Doodle !
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